仕事やプライベートでのメモやタスク管理。みなさんどうやって管理していますでしょうか？
僕は以前から付箋を鬼のように使い、パソコンのモニターにペタペタと貼りまくって管理していました。1つの付箋に1つの案件、タスクを書き出し、終了したら捨てていました。
捨てない限りは忘れることがないので、「忘れなくていいなー」と思っていたのですが、問題もありました。
紙の付箋を貼りまくるメモの問題点と、ペーパーレスでエコな環境を整えるためにメモパッドを導入してみました。
紙の付箋で起こった問題
紙の付箋をモニターに張っていく作業は簡単だし、捨てない限り忘れることはありません。
非常に楽ではあるのですが、僕が感じていた問題点をいくつか挙げてみます。
- モニターを見て作業していると付箋が目に留まり、今やっている作業への集中力が途切れる
- 忘れていないという意識があり、やらなければいけない事を先延ばししてしまう
大きく2つの問題がありましたので、少し問題を掘り下げてみたいと思います。
集中力が途切れる
集中して仕事をする環境は非常に重要です。スピード重視で終わらせなければならない作業や、webでのミーティング、商談などでは特に集中力が必要です。
その、集中力が必要な場面は多々あるのですが、時折、集中力が途切れてしまい、別のことを考えてしまうことに気が付きました。それがモニターに貼った紙の付箋の内容が気になってしまった時です。
一度気になると頭から離れません。そもそも“忘れてはいけない”ことをメモしているので…
「あーこれ、やらないとな」とか「これの進捗ってどうなってるっけ？」、「この人に連絡しなきゃならないんだった！」等々。貼った付箋の数だけ頭の誘惑が多い、という問題に陥っていました。
先延ばしにしてしまう
先延ばしにすることがあまりよくないことだというのは、誰もが知っています。ですが、先延ばしにしてしまう。
先延ばししてしまう思考パターンを、紙の付箋が助長してしまっていることにも気が付きました。
僕が先延ばしにしてしまう思考パターンは大体こうです。
モニターを見る→付箋が目に入る→やらなければいけない事を忘れていないと認識→忘れていないから後でできる
自分の思考パターンを改めて考えた時に、いつでも目に入るモニターに付箋を貼るという管理方法は僕には合わない、という結論に至りました。
電子メモパッドの導入
どうせやり方を変えるなら、エコな方法も重要だと思い、繰り返し使用できるメモパッドを導入しました。
導入を決めたきっかけは、たまたま入った家電量販店で見つけたからです(笑)
オーム電機というメーカーの4.5インチと10インチの2つのサイズを購入しました。
中間の8.5インチもあるようです。
開封
4.5インチ版も10インチ版も中身は同じで、本体と説明書のみのシンプルな中身です。(写真は4.5インチのもの)
どちらも本体にペンを収納できるようになっていて、4.5インチはサイド部分、10インチは下部に固定できるようになっていました。
大きさを比較するとこんな感じです。
基本的な作りは同じですが、付属ペンはペン先の形状が異なっています。
ペン先の形状によって線の太さが違うのかと思いましたが、ペン先ではなく、4.5インチと10インチで太さが変わりました。
持ちやすさ、書きやすさはペンが太い10インチのものが書きやすかったです。
まずは4.5インチで書いたときはこちら。(左：4.5インチのペン、右：10インチのペン)
10インチの方が細くなります。(左：4.5インチのペン、右：10インチのペン)
画面の柔らかさ？の違いと思います。4.5インチの方が柔らかいのか、同じペンで書いても太い線となりました。
2つの大きさの使い分け
勢いで2つの大きさを購入したのですが、2種類あって良かったです。
4.5インチではその日のタスクや簡単なメモを取るのに適しています。
一方で10インチはミーティングや商談など、少しメモの量が多きときに活躍しています。
4.5インチ版にメモするとこのような感じです。乱雑な文字で申し訳ありません…
2、3個のメモしかできませんが、これが最高です。色もブラックなので、デスクに置いていても目立つことなく、集中が途切れることはありません。
忘れたくないメモはどこに
紙の付箋をモニターに貼っていた時に感じていた問題の1つだった”集中力が途切れる”ということに対しては解決できました。が、残しておきたいメモはどこにするのか。という問題については、いくつかのwebツールで解決しています。
現在紙の付箋の代わりに使用しているwebサービスをまとめておきます。
Google keep
Google版のweb付箋という表現が良いかもしれません。仕事とプライベートでの項目を設けてとにかく打ち込んでいます。
付箋の中でリスト作成もできるので、Google keep内で本日やることを電子メモパッドに書き写したらリストから削除という運用をしています。
買い物リストも作成することが可能です。
Google ToDo リスト
同じくGoogleのサービスですが、ToDoリストも使用しています。僕の使い方としてはリマインダー的は使い方をしているのですが、定期的に行う動作を忘れないために利用しています。
今設定しているリマインダーは、平日の8時に英語の勉強のリマインダーです。
以前は紙の付箋で「英語」と書いて貼っていたのですが、いつも目に入っていることで「あーやらなきゃ」となっていたので、毎日マインダーが来たらやる、という行動を繰り返すうちに、以前より英語の勉強時間を増やすことに成功しました。
Evernote
こちらは主にスキャンした書類の管理や、あまり使用しないが、時々確認する資料の保管庫として使用しています。
メモとしては「ネタ帳」的な使い方で、ブログの内容や、記事にできそうなことをメモしたりしています。
4.5インチ版は1つ追加購入
4.5インチのメモパッドはデスクの上に置いておいても邪魔にならない程度の大きさですが、書けるスペースも問題もあり、仕事とプライベートの両方のタスク管理をするには小さすぎました。
そこで、4.5インチを追加購入し、仕事用とプライベート用で分けて現在は使用しています。
ペーパーレスでエコ、付箋購入の手間もなくなった
繰り返しメモできる電子メモパッドはとても便利で、手放せないツールの1つとなっています。ペーパーレスでエコであることはもちろんですが、もう1つ思っていなかった副産物もありました。
”付箋購入の手間”が無くなったことです。そろそろなくなりそうだな～と思いながら生活していた意識が1つ無くなり、少しだけ頭もスッキリできるかもしれません。(紙の付箋に頼り過ぎていただけかもしれません笑)
これからも仕事グッズを紹介していきますので、読んでもらえたら嬉しいです。
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